İRTİBAT BÜROSU NEDİR?

YABANCI ŞİRKETLERİN TÜRKİYE’DE İRTİBAT BÜROSU KURMASININ ŞARTLARI NELERDİR?

Yabancı şirketlerin Türkiye’de irtibat bürosu kurabilmesi, Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği kapsamında belirli şartlara tabidir. Bu şartlar, yabancı şirketlerin Türk hukuk düzeni içinde faaliyetlerini uyumlu bir şekilde yürütmesini sağlamak amacıyla düzenlenmiştir.

1. Şirketin Yabancı Ülkede Kurulmuş Olması

İrtibat bürosu açacak şirketin, yabancı bir ülkede kurulmuş ve faaliyet göstermekte olan bir tüzel kişilik olması gerekmektedir. Bu şart, irtibat bürosunun, halihazırda uluslararası alanda faaliyet gösteren ve hukuki varlığı tanınmış bir şirket adına hareket etmesini güvence altına alır.

2. İrtibat Bürosu Kurulması İçin Bakanlık İzni Alınması

Türkiye’de irtibat bürosu açabilmek için Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’ndan izin alınması zorunludur. Bakanlık, irtibat bürosunun faaliyet alanını ve süresini belirler. Yeni kurulan şirketler bakımından, genellikle irtibat bürosu izni verilmez. Yabancı şirketin kuruluş tarihinden itibaren en az bir yıl geçmiş olması beklenir.Bununla birlikte, bu süre şartı her durumda mutlak olmayıp, Bakanlığın takdir yetkisi çerçevesinde değerlendirilmektedir. İrtibat bürosu izninin amacı dışında kullanılması veya ticari faaliyete girişilmesi halinde, Bakanlık ilgili büroyu kapatma yetkisine sahiptir.

3. İrtibat Bürosu Aracılığıyla Ticari Faaliyette Bulunmama Zorunluluğu

Türkiye’deki irtibat büroları ticari faaliyet yürütemez. Bu bürolar; temsil, tanıtım, pazar araştırması, teknik destek sağlama ve bilgi aktarımı gibi ticari nitelik taşımayan faaliyetlerle sınırlıdır. İrtibat bürosu aracılığıyla ürün veya hizmet satışı yapılamaz. İrtibat bürosunda gelir elde edilmesine yönelik herhangi bir işlem gerçekleştirilemez. İrtibat Büroları finansal yatırım yapamaz ve rehin, ipotek gibi teminatları veremez Bu husus, irtibat bürolarının yalnızca yabancı şirketin Türkiye pazarına giriş sürecine hazırlık fonksiyonu gördüğünü açıkça ortaya koymaktadır.

4. Başvuru Belgelerinin Tam ve Eksiksiz Olması

İrtibat bürosu kurma ve faaliyet iznini uzatma başvurularında, talep edilen bilgi ve belgelerin tam ve eksiksiz olarak Bakanlığa ibraz edilmesi zorunludur. Eksik veya yanlış belge sunulması halinde başvurunun reddedilmesi söz konusu olabilir. Bu durum, Türkiye’de yabancı yatırımların hukuki güvenliğini temin etmek için öngörülmüş bir düzenlemedir.

5. Özel Mevzuata Tabi Alanlar

Finans, sigortacılık, bankacılık ve sermaye piyasaları gibi özel mevzuata tabi sektörlerde, irtibat bürosu açma talepleri yalnızca ilgili sektör mevzuatına uygunluk çerçevesinde değerlendirilmektedir. Bakanlık, bu alanlarda yapılacak başvuruları ilgili kurum ve düzenleyici otoritelerin görüşünü alarak karara bağlamaktadır.

TÜRKİYE’DE YABANCI ŞİRKETLERİN İRTİBAT BÜROSU NASIL AÇILIR?

Türkiye’de irtibat bürosu açmak isteyen yabancı şirketler, 4875 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu ve bu kanuna dayanılarak çıkarılan Uygulama Yönetmeliği çerçevesinde belirlenen usul ve esaslara tabidir. Bu kapsamda yapılacak başvurular, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı, Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne yöneltilmektedir.

• İrtibat Bürosu Kuruluş Başvurusu Sürecinde Sunulması Gereken Belgeler

İrtibat bürosu kuruluş başvurusu sırasında ibraz edilmesi gereken belgeler, Uygulama Yönetmeliği’nin 7. maddesinde ayrıntılı olarak düzenlenmiştir. Buna göre:

1. Başvuru Formu:Bakanlık tarafından belirlenen formatta eksiksiz olarak doldurulmalıdır.
2. Beyanname: İrtibat bürosunun yürüteceği faaliyetlerin kapsamını, ticari faaliyet yürütülmeyeceğine ilişkin taahhüdü, beyanı imzalayan şirket yetkilisinin imza yetkisini gösteren belgeyi içermelidir.
3. Yabancı Şirketin Faaliyet Belgesi: Şirketin faaliyetlerini sürdürdüğünü gösteren resmi bir belge sunulmalıdır. Bu belgenin, ilgili Türk Konsolosluğu tarafından tasdik edilmesi veya Apostil Anlaşması çerçevesinde onaylanması zorunludur.
4. Faaliyet Raporu veya Finansal Belgeler: Yabancı şirketin faaliyet raporu, bilançosu veya gelir tablosu başvuru dosyasına eklenmelidir.
5. Yetki Belgesi: İrtibat bürosunun faaliyetlerini yürütmek üzere görevlendirilen kişi ya da kişilere ilişkin yetkilendirme belgesi sunulmalıdır.
6. Vekaletname: Kuruluş işlemlerinin üçüncü kişiler tarafından yürütülmesi halinde, noter tasdikli ve gerekli durumlarda konsolosluk onaylı vekaletname düzenlenmelidir.

• İrtibat Bürosu Kuruluş Başvuru Sürecinin Tamamlanması

Tüm belgelerin eksiksiz ve usulüne uygun şekilde sunulması halinde, başvurular genellikle 15 iş günü içinde sonuçlandırılmaktadır. Bu süre, başvuru dosyasının incelenmesi ve gerektiğinde ek bilgi-belge talep edilmesi durumuna göre uzayabilmektedir.

• İrtibat Bürosu İzin Süresi ve Uzatma

Uygulama Yönetmeliği’nin 8. maddesi uyarınca Bakanlık, irtibat bürosuna en fazla üç yıllık sürelerle faaliyet izni vermektedir. İrtibat bürosu faaliyetlerine devam etmek isteyen şirketlerin, izin süresinin bitiminden önce uzatma başvurusu yapmaları zorunludur. Aksi halde irtibat bürosunun faaliyetleri sona erer.

Türkiye’de irtibat bürosu açmak, yabancı şirketler açısından pazar araştırması yapmak, işbirliği olanaklarını geliştirmek ve yerel iş çevrelerinde görünürlük kazanmak bakımından kritik bir adımdır. Bununla birlikte, irtibat bürolarının ticari faaliyette bulunmaları yasaktır. Dolayısıyla, başvuruların hazırlanması ve faaliyetlerin yürütülmesi sürecinde bu sınırlamaya azami ölçüde riayet edilmesi gerekmektedir.

İRTİBAT BÜROLARININ FAALİYET ALANLARI NELERDİR?

Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde, irtibat büroları Türkiye’de ticari faaliyette bulunamaz ve kazanç elde etmeye yönelik herhangi bir işlem gerçekleştiremez. Bu bürolar, yalnızca Bakanlık tarafından izin verilen faaliyet alanlarında çalışabilir. İrtibat bürolarının işlevi, doğrudan ticari operasyon yürütmekten ziyade, pazar araştırması, bilgi aktarımı ve şirketler arası koordinasyon sağlamaktır.

İrtibat büroları, yabancı şirketlerin Türkiye’de faaliyet gösterebilmesi için önemli bir platform sağlar. Ancak belirlenen mevzuata uygun hareket edilmesi zorunludur. Aksi takdirde, faaliyet izinlerinin iptali ve yasal yaptırımlarla karşılaşmaları söz konusu olabilir.

İRTİBAT BÜROSUNUN FAALİYET SÜRESİ NE KADARDIR?

Türkiye’de yabancı şirketler tarafından açılan irtibat bürolarına, kuruluş başvurularında beyan edilen faaliyet alanı ile sınırlı olmak üzere, azami üç yıllık süreyle faaliyet izni verilmektedir. Bu sürenin sona ermesinden önce faaliyetlerine devam etmek isteyen irtibat bürolarının, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne süre uzatma başvurusu yapmaları zorunludur.

1- İrtibat Bürosu İzni Süre Uzatma Taleplerinin Değerlendirilmesi

Bakanlık, irtibat bürosu faaliyet süre uzatımı başvurularını ayrıntılı bir incelemeye tabi tutmaktadır. Bu değerlendirme sürecinde dikkate alınan başlıca hususlar şunlardır:

• İrtibat bürosunun geçmiş yıl faaliyet raporu,
• Yabancı şirketin Türkiye pazarı için hazırladığı geleceğe yönelik iş planı ve hedefleri,
• Türkiye’de gerçekleşen ve planlanan harcama tutarı,
• İrtibat bürosunda istihdam edilen personel sayısı.

Bu ölçütler, hem büroların Türkiye pazarına katkısını hem de yabancı şirketin uzun vadeli stratejik niyetini ortaya koymayı amaçlamaktadır.

2- İrtibat Bürosu Faaliyet Süresinin Uzatılmadığı Durumlar Nelerdir?

Bazı faaliyet türlerinde, irtibat bürosunun izin süresinin uzatılması mümkün değildir. Özellikle:

• Pazar araştırması amacıyla faaliyet gösteren irtibat büroları,
• Ürün veya hizmet tanıtımı yapmak üzere izin almış irtibat büroları,

faaliyet süresi dolduğunda uzatma hakkından yararlanamamaktadır. Bu durumda, Türkiye’de varlığını sürdürmek isteyen yabancı şirketler, alternatif yapılanma yöntemlerine (örneğin şube açma veya Türkiye’de şirket kurma) yönelmek zorundadır.

Süre uzatma başvurularının onaylanabilmesi için, sunulan belgelerin tam ve eksiksiz olması gerekmektedir. Ayrıca, irtibat bürosunun geçmiş performansı ile geleceğe yönelik planlarının, Türkiye pazarının ihtiyaçları ve ülke ekonomisine katkı hedefiyle uyumlu olması beklenmektedir.

İrtibat bürolarının faaliyet süresi, yabancı şirketlere Türkiye pazarını tanıma ve işbirliği ağlarını geliştirme imkanı sunmaktadır. Ancak, uzatma taleplerinin sınırlı tutulduğu faaliyet türlerinde büroların kalıcı bir varlık oluşturması mümkün olmayabilir. Bu nedenle, yabancı şirketlerin Türkiye’deki uzun vadeli stratejilerini belirlerken, irtibat bürolarının süreye bağlı niteliğini ve Bakanlık denetimine tabi olduklarını dikkate almaları önem taşımaktadır.

İRTİBAT BÜROSUNA GETİRİLEN KISITLAMALAR NELERDİR?

İrtibat büroları, Türk hukuk düzeninde, ticari faaliyette bulunmama zorunluluğu ile diğer şirket türlerinden ayrılmaktadır.Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca, bu bürolar yalnızca belirlenmiş faaliyet alanlarında görev alabilir ve herhangi bir kazanç elde etmeleri kesin olarak yasaktır. Söz konusu kısıtlamalar, irtibat bürolarının işlevini, yabancı şirketlerin Türkiye’deki faaliyetlerini desteklemekle sınırlı bir çerçevede tanımlamaktadır.

Aşağıda irtibat bürolarına getirilen temel kısıtlamalar açıklanmaktadır:

1. Faaliyet Süresi Kısıtlamaları

• Kuruluş aşamasında irtibat bürolarına verilen faaliyet izni azami üç yıl ile sınırlıdır.
• Süre uzatma talepleri, başvurulan faaliyet alanına göre beş ila on yıl arasında değişen sürelerle değerlendirilebilir.
• Uzatma talebinde bulunulabilmesi için, büro faaliyet alanında herhangi bir değişiklik yapılmamış olması gereklidir. Bu sınırlama, irtibat bürolarının sürekli ve kalıcı bir ticari organizasyon niteliği kazanmasını engellemek amacıyla getirilmiştir.

2. Malvarlığı ve Finansman Kısıtlamaları

• İrtibat bürolarının bağımsız bir malvarlığı bulunmamaktadır. Türkiye’de gayrimenkul satın almaları, araç almaları, yatırımda bulunmaları mümkün değildir.
• Tüm organizasyonel giderler, maaşlar ve diğer harcamalar, yabancı yatırımcının yurtdışındaki ana şirketi tarafından finanse edilmektedir.
• Bu yapı, irtibat bürolarını tamamen ana şirketin uzantısı konumunda bırakmakta ve onları Türkiye’de bağımsız bir ekonomik aktör haline gelmekten alıkoymaktadır.

3. Ticari Faaliyet Alternatifi Olarak Şube Açılması

İrtibat bürolarının ticari kazanç elde etmesi mümkün olmadığından, Türkiye’de daha geniş kapsamlı ve gelir odaklı bir yapılanma arzulayan yabancı şirketler için şube açma veya Türk hukukuna tabi yeni bir şirket kurma seçenekleri öne çıkmaktadır. Bu tür yapılanmalar, ticari faaliyet yürütme ve bağımsız malvarlığı edinme hakkı tanımaktadır. Dolayısıyla, yabancı yatırımcıların Türkiye’deki uzun vadeli stratejilerini belirlerken, irtibat bürosu ile şube veya iştirak arasındaki yapısal farkları dikkate almaları gerekmektedir.

4. İrtibat Bürosunda Personel İstihdamı

İrtibat bürolarında personel istihdamına izin verilmiştir, ancak bu durumda ilgili idari izinlerin alınması şarttır. İstihdam edilen çalışanların sosyal güvenlik yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, irtibat bürosunun sorumluluğundadır. Bu düzenleme, irtibat bürolarının faaliyetlerini yürütürken hukuki ve sosyal güvenlik normlarına uygun hareket etmesini zorunlu kılmaktadır.

5. Merkeze Bağlı Olma

İrtibat bürosu, bağımsız bir tüzel kişiliğe sahip olmaması nedeniyle, hukuken yalnızca ana şirketin Türkiye’deki temsilcisi konumunda faaliyet gösterebilir. Bu çerçevede, büro merkez adına hareket etmekle yükümlüdür; kendi adına Türkiye’de dava açamaz, icra takibi başlatamaz veya ticari işlemlerde tek taraflı olarak sözleşme yapamaz.

İrtibat bürosunun faaliyet alanı, merkezin fikri mülkiyet hakları, ticari logoları ve marka tescili altında ve tanıtım faaliyetleri ile sınırlıdır. Bu kapsamda büro, merkezin stratejik kararları ve malvarlığı ile bağlantılı olarak koordinasyon, bilgi toplama, piyasa araştırması ve organizasyonel destek işlevlerini yerine getirir; ancak ayrı bir ekonomik aktör olarak bağımsız işlem yapması yasal olarak mümkün değildir.

Bu düzenleme, irtibat bürolarının Türkiye’de yalnızca temsil ve destek işlevini yerine getirmesini güvence altına almakta ve büroların merkez dışı bağımsız ekonomik faaliyete yönelmesini engellemektedir. Böylece yabancı yatırımcılar, Türkiye’deki operasyonel yapılarını seçerken merkeze bağlı temsilcilik ile bağımsız ticari yapılanma (şube veya şirket) arasındaki farkları göz önünde bulundurmak durumundadır.

İrtibat bürolarına getirilen kısıtlamalar, bu yapılanmaların Türkiye’de yalnızca temsilcilik, bilgi toplama, koordinasyon ve organizasyon işlevlerini yerine getirmesi amacıyla tasarlanmıştır. Daha kapsamlı ve kazanç odaklı bir faaliyet yürütmek isteyen yabancı yatırımcılar için ise şube açma veya yerli şirket kurma alternatifleri mevcuttur. Bu nedenle, yabancı yatırımcıların Türkiye’deki stratejik hedeflerine en uygun yapılanma türünü seçmeleri, hukuki ve ekonomik açıdan büyük önem taşımaktadır.

İRTİBAT BÜROLARININ GİDERLERİNİN KARŞILANMASI

Türkiye’de faaliyet gösteren irtibat büroları, gelir getirici herhangi bir ticari faaliyette bulunmaları yasak olduğundan, finansman açısından Şirketler Hukuku kapsamında tamamen yurtdışındaki ana şirkete bağlıdır. Bu nedenle, irtibat bürolarının tüm giderleri, yurt dışından döviz transferi yoluyla karşılanmaktadır. Söz konusu düzenleme, irtibat bürolarının Türkiye’de bağımsız bir ekonomik varlık haline gelmesini önlemekte ve onları ana şirketin uzantısı konumunda tutmaktadır.

1. Personel Ücretleri ve SGK Prim Ödemeleri

İrtibat bürosunda istihdam edilen personelin maaşları, fazla mesai ödemeleri, kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, yıllık izin ücretleri, işe iade davası hakları, sosyal güvenlik kurumuna ödenmesi gereken primler ve diğer yasal yükümlülükler, tamamen ana şirket tarafından finanse edilmektedir.

2. Kira ve Ofis Giderleri

İrtibat bürosunun faaliyetlerini sürdürebilmesi için gerekli olan ofis kira bedelleri, elektrik, su, internet ve diğer işletme giderleri, döviz transferi ile karşılanan temel harcama kalemleri arasında yer almaktadır.

3. Defter Tutma ve Muhasebe Masrafları

Türk mevzuatı uyarınca, irtibat bürolarının belirli defterleri tutmaları ve muhasebe yükümlülüklerini yerine getirmeleri zorunludur. Bu kapsamda meslek mensuplarına yapılan ödemeler de ana şirket tarafından karşılanır.

4. Tercüme ve Çeviri Hizmetleri

Yabancı dilde düzenlenen belgelerin Türkçeye çevrilmesi için yapılan harcamalar, resmi kurumlarla iletişimde kullanılan belgelerin tercüme ücretleri döviz yoluyla finanse edilmektedir.

5. Temizlik ve Geçici Hizmet Giderleri

Büro temizliği için yapılan düzenli ödemeler, belirli dönemlerde ihtiyaç duyulan geçici işler için görevlendirilen kişilere yapılan ödemeler, yine ana şirket tarafından karşılanan giderler arasında yer almaktadır.

Sonuç olarak, irtibat bürolarının tüm giderleri, yabancı ana şirket tarafından karşılanmakta ve bu giderlerin Türkiye’den elde edilen bir gelirle finanse edilmesi mümkün olmamaktadır. Bu finansman yöntemi, hem irtibat bürolarının bağımsız ticari aktörler haline gelmesini engellemekte, hem de Türkiye’de yalnızca temsil, koordinasyon ve bilgi aktarımı fonksiyonlarıyla sınırlı bir yapı olarak faaliyet göstermelerini güvence altına almaktadır.

İRTİBAT BÜROSUNUN TEMSİL YETKİSİ VE SORUMLULUĞU

Türkiye’de faaliyet gösteren irtibat büroları, ticari kazanç elde etme yetkisine sahip olmamakla birlikte, yabancı şirketlerin Türkiye’deki temsil ve koordinasyon faaliyetlerini yürütmektedir. Bu kapsamda, irtibat bürosunda görev alan kişilerin hukuki statüsü ve sorumlulukları, yabancı şirket ile kurdukları sözleşme ilişkisine bağlı olarak şekillenmektedir.

1. Hukuki İlişki Türleri

İrtibat Bürosuna atanan kişiler, yabancı şirket adına hareket ederek vekalet ilişkisi kapsamında görev üstlenebilir. Bu durumda kişi, irtibat bürosu aracılığıyla değil, doğrudan yabancı şirketin temsilcisi sıfatıyla faaliyet göstermektedir. Alternatif olarak, görevlendirilen kişiler yabancı şirket tarafından doğrudan çalışan olarak istihdam edilebilir. Bu durumda, kişiler iş sözleşmesine dayalı olarak yabancı şirketin çalışanı statüsünde bulunur ve Türkiye’de yürütülen faaliyetler bakımından, ilgili iş hukuku ve sosyal güvenlik yükümlülükleri doğrudan yabancı şirketin sorumluluğu altında olur.

2. İş Hukuku Kapsamında Durum

İrtibat bürosu, işveren olarak kabul edilmemektedir. İstihdam eden taraf, doğrudan yabancı ana şirkettir. İşten çıkarılma durumunda işçilik hakları ve işten çıkarılma tazminatı gibi taleplerin ana şirkete yöneltilmesi gerekecektir. Ancak, Türkiye’de çalışan personele ilişkin sosyal güvenlik ve diğer yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi zorunludur.

3. İrtibat Bürolarının Sona Ermesi

İrtibat bürolarının sona ermesi iki farklı şekilde gerçekleşebilir. İlk olarak, gönüllü kapatma yoluyla, yabancı şirket kendi iradesi doğrultusunda Türkiye’deki irtibat bürosunun faaliyetlerine son verebilir. Bu durumda, şirketin ilgili mercilere gerekli bildirimleri yapması ve kapatma sürecini mevzuata uygun biçimde yürütmesi gerekir.

İkinci olarak, yetkili merciler tarafından kapatma söz konusu olabilir. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından verilen izin dışında faaliyet gösteren ya da yasa dışı faaliyetlerde bulunan irtibat bürolarının faaliyet izinleri iptal edilebilir. Bu tür bir kapatma, idari yaptırım niteliğinde olup, doğrudan Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği çerçevesinde uygulanmaktadır.

4. Sona Erme Süreci ve Yasal Gereklilikler

İrtibat bürolarının kapatılmasına ilişkin süreç belirli hukuki prosedürlere tabidir. Öncelikle, kapatma işlemlerinde vergi dairesinden “iş bırakma-yoklama fişi” alınması ve bu belgenin Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne iletilmesi gerekmektedir.

Ayrıca, kapanış veya tasfiye sonucunda ortaya çıkan bakiye dışında, irtibat büroları tarafından herhangi bir transfer talebinde bulunulması mümkün değildir. Bu düzenlemelerin hukuki dayanağı, Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği’nin 8/e maddesinde açıkça ortaya konulmuştur.

İrtibat büroları, yalnızca belirli faaliyetlerle sınırlı, ticari kazanç sağlamayan yapılar olarak tasarlanmıştır. Bu büroların giderleri tamamen yurtdışındaki ana şirket tarafından finanse edilir ve temsil yetkileri, işveren-çalışan ilişkisi kapsamında değil, yabancı şirketin hukuki sorumluluğu çerçevesinde değerlendirilir. İzin verilen faaliyet sınırlarının aşılması veya mevzuata aykırı işlemler yapılması durumunda, büroların kapatılması hem idari hem de hukuki süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilir.

TÜRKİYE’DE İRTİBAT BÜROSU KURMAK NE KADAR SÜRER?

Türkiye’de irtibat bürosu kurma süreci, gerekli belgelerin tam ve eksiksiz olarak hazırlanması halinde oldukça kısa bir zaman diliminde tamamlanabilmektedir. İlgili başvuruların değerlendirilmesi, genellikle 15 ila 20 gün arasında sonuçlanmaktadır. Ancak bu süre, başvuru dosyasının eksiksiz hazırlanmasına, belgelerin hukuka uygun ve doğru biçimde sunulmasına ve Bakanlık nezdinde yapılacak incelemenin niteliğine bağlı olarak değişkenlik gösterebilir. Dolayısıyla, sürecin öngörülen süreler içinde tamamlanabilmesi için, başvuru aşamasında usule uygun hareket edilmesi büyük önem taşımaktadır.

TÜRKİYE’DE BULUNAN İRTİBAT BÜROSUNUN SATIŞ FAALİYETLERİ YÜRÜTMESİ MÜMKÜN MÜ?

Türkiye’de faaliyet gösteren irtibat bürolarının satış faaliyetleri yürütmesi mümkün değildir. Türk mevzuatı uyarınca, irtibat büroları yalnızca temsil ve bilgi toplama amacıyla kurulmuş olup, ticari faaliyette bulunmaları kesin olarak yasaktır. Bu kapsamda, söz konusu büroların faaliyet alanı; pazar araştırması yapmak, yerel piyasa dinamikleri ve gelişen trendler hakkında bilgi toplamak, yabancı şirkete teknik destek sağlamak ve yerel tedarikçi ilişkilerini denetlemek gibi sınırlı konularla çerçevelenmiştir.

Dolayısıyla, bir irtibat bürosunun ürün satışı gerçekleştirmesi, sözleşme imzalaması veya ticari kazanç elde etmesi mümkün değildir. Bununla birlikte, irtibat büroları potansiyel iş bağlantılarını ve müşteri ilişkilerini doğrudan yurt dışındaki ana şirkete yönlendirebilir. Bu noktada, satış ve ticari faaliyetler yalnızca ana şirketin sorumluluğu altında yürütülmektedir. Ayrıca, irtibat bürolarının yürüttükleri faaliyetler kapsamında Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) çerçevesindeki veri koruma ve gizlilik yükümlülüklerine riayet etmesi zorunludur.

İRTİBAT BÜROSU’NDA YABANCI İŞÇİ ÇALIŞTIRILABİLİR Mİ?

Türkiye’de irtibat bürolarında yabancı personel istihdamı, sıkı yasal düzenlemeler ve belirli kısıtlamalar çerçevesinde mümkündür. Bu düzenlemelerin temel amacı, hem yerel iş gücünün korunması hem de yabancı yatırımların Türkiye iş piyasasına entegrasyonunun dengeli bir şekilde sağlanmasıdır. Genel kural olarak, her bir yabancı çalışanın istihdamı için en az beş Türk vatandaşının istihdam edilmesi zorunludur. Bu kural, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından yürütülen yabancı çalışma izinleri politikalarının bir parçasıdır ve Türkiye’deki iş gücü dengesini korumayı hedeflemektedir.

Bununla birlikte, Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu ve ilgili yönetmelikler, bazı istisnai düzenlemeler öngörmüştür. Özellikle, “kilit personel” istisnası, uluslararası şirketlerin Türkiye’deki yapılanmalarında yönetimsel ve teknik ihtiyaçlarının karşılanabilmesi için tanınmış bir ayrıcalıktır.

Kilit personel, şirketin stratejik yönetiminde söz sahibi olan, idari veya teknik personeli denetleme yetkisine sahip, şirket içi önemli karar alma süreçlerine katılan ve şirketin ürün, hizmet veya teknik bilgi birikimi konusunda uzmanlaşmış üst düzey çalışanları kapsamaktadır. Dolayısıyla, bu kişiler yalnızca sıradan çalışanlar değil, şirketin küresel stratejileri açısından vazgeçilmez konumda bulunan profesyonellerdir.

İrtibat büroları bakımından kilit personel istihdamına ilişkin daha özel kısıtlamalar bulunmaktadır. Buna göre, bir irtibat bürosunda en fazla bir yabancı kilit personelin istihdam edilmesine izin verilmektedir. Ayrıca, bu izin için yurt dışındaki ana şirketin son yıl içerisinde en az 200.000 ABD Doları veya karşılığı dövizi Türkiye’ye transfer etmiş olması şart koşulmaktadır. Bu şart, hem yabancı yatırımcının Türkiye’ye ekonomik katkı sağlamasını güvence altına almakta hem de yalnızca ciddi ve sürdürülebilir yatırımların desteklenmesini amaçlamaktadır.

Yabancı işçiler için çalışma izni başvuru süreci de oldukça detaylıdır. Yabancı personelin istihdamı için Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’na elektronik ortamda başvuru yapılması gerekmektedir. Başvuru sırasında;

• İrtibat bürosu için alınan faaliyet izni,
• Yabancı çalışana ait pasaport, özgeçmiş ve diploma bilgileri,
• Yabancı şirket tarafından düzenlenen yetki belgesi,
• Türkiye’ye döviz transferini gösteren belgeler,
  sunulmalıdır. Başvuru, genellikle 30 gün içerisinde sonuçlandırılmakta, ancak eksik belge veya özel inceleme gereken durumlarda bu süre uzayabilmektedir.

Sonuç olarak, Türkiye’de irtibat bürolarında yabancı personel çalıştırılması oldukça sınırlı bir imkandır. Bu istihdam, yalnızca “kilit personel” tanımı çerçevesinde ve tek kişi ile sınırlı olarak mümkündür. Bu nedenle, yabancı yatırımcıların Türkiye’de daha geniş kapsamlı yabancı iş gücü istihdam etme ihtiyaçları bulunuyorsa, şube açmaları veya yerel bir şirket kurmaları daha uygun bir seçenek olacaktır.

İRTİBAT BÜROLARININ YEREL HARCAMALARI VE TÜRKİYE’DE BANKA HESABI ZORUNLULUĞU

İrtibat bürolarının finansal işlemleri ve harcamaları, Türk mevzuatı çerçevesinde sıkı kurallara bağlanmıştır. Yönetmeliklere göre, bu büroların faaliyetlerini finanse etmek üzere kullanılan tüm fonların yurt dışındaki ana şirket tarafından transfer edilmesi zorunludur. Dolayısıyla, irtibat bürosuna doğrudan Türk Lirası (TL) gönderilmesi yasaklanmıştır. Fonlar yalnızca döviz cinsinden transfer edilebilmekte, Türkiye’deki yerel ödemelerde kullanılmak üzere gerekli görüldüğünde TL’ye dönüştürülmektedir.

Bununla birlikte, yerel harcamalara ilişkin belirli istisnalar öngörülmüştür. Özellikle, kira, elektrik, su, doğalgaz, yemek, ulaşım gibi günlük harcamaların yanı sıra, çalışanların Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) prim ödemeleri gibi zorunlu yükümlülükler TL cinsinden yapılmalıdır.

Bu yasal çerçeve doğrultusunda, irtibat bürolarının Türkiye’de iki ayrı banka hesabı açmaları uygulamada zorunlu hale gelmiştir:

1. Döviz Hesabı: Yurt dışından gelen fonların kabul edilmesi için kullanılan hesaptır. Bu hesaba yalnızca ana şirketten yapılan döviz transferleri yatırılabilir.
2. Türk Lirası Hesabı: Döviz hesaplarından aktarılan fonların TL’ye çevrilerek, yerel harcamaların ve SGK prim ödemelerinin yapılması için kullanılan hesaptır.

Ayrıca, 26 Kasım 2019 tarihinde yapılan mevzuat değişikliği ile irtibat bürolarına ek bir yükümlülük getirilmiştir. Buna göre, büroların SGK primleri ve gerektiğinde vergi ödemelerinin yapılabilmesi amacıyla kamu bankasında hesap açmaları zorunlu kılınmıştır. Bu düzenleme, irtibat bürolarının Türkiye’deki sosyal güvenlik ve vergi sistemine entegrasyonunu güçlendirmeyi hedeflemektedir.

Sonuç olarak, irtibat bürolarının Türkiye’deki mali yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri için:

• En az iki ayrı banka hesabı (döviz ve TL hesabı) açmaları,
• Ayrıca, bir kamu bankasında zorunlu hesap bulundurmaları gerekmektedir.

Bu uygulama, hem Türkiye’nin döviz hareketlerini kontrol altında tutmakta hem de irtibat bürolarının sosyal güvenlik ve vergi yükümlülüklerini yerine getirmesini güvence altına almaktadır.

İRTİBAT BÜROSUNUN YAPMASI GEREKEN YÜKÜMLÜLÜKLER VE YASAL SORUMLULUKLAR

İrtibat bürolarının Türkiye’de faaliyet gösterirken uyması gereken yasal yükümlülükler, hem vergi düzenlemeleri hem de yasal denetim gereksinimleri açısından büyük önem taşımaktadır. Bu yükümlülükler, büroların Türkiye’deki faaliyetlerinin hukuka uygun ve şeffaf bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla düzenlenmiştir. İlgili yükümlülükler aşağıdaki şekilde özetlenebilir:

1. İrtibat Bürosunun Giderlerinin Belgelenmesi

İrtibat bürosu, geçmiş yıl harcamalarını yurt dışından gönderilen dövizlerle karşılamak zorundadır. Tüm harcamaların doğru ve eksiksiz bir şekilde belgelenmesi, muhasebe süreçlerinin ve yasal denetimlerin sağlıklı yürütülmesi açısından kritik öneme sahiptir. Bürolar, harcamaların banka dekontları ile desteklenmesini sağlamalı ve bu belgeleri dosyalayarak gerektiğinde sunulmak üzere saklamalıdır. Banka dekontları, yapılan harcamaların yurt dışından gelen dövizle finanse edildiğini kanıtlayan en temel belge niteliğindedir. Belgelerin eksiksiz ve düzenli tutulması, vergi denetimleri ve yasal denetimler sırasında kolaylık sağlar ve olası hukuki uyuşmazlıkların önüne geçer.

2. Yıllık Faaliyet Raporunun Hazırlanması ve Sunulması

İrtibat büroları, her yıl geçmiş yıl faaliyetlerini özetleyen bir Bilgi Formu doldurmak ve bunu ilgili kuruma sunmakla yükümlüdür. Bu rapor, bir önceki yıl boyunca gerçekleştirilen tüm faaliyetleri içerir ve ilgili kurum tarafından denetlenebilmesi için temel bir belge olarak kabul edilir. Faaliyet raporlarının en geç Mayıs ayı sonuna kadar teslim edilmesi gerekmektedir. Bu yükümlülük, hem büroların faaliyetlerinin şeffaflığını hem de yasal uygunluğunu güvence altına almaktadır.

3. Denetim ve Uygulamalar

Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı, irtibat bürolarının izinlerinde belirtilen kapsam doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini resen veya ilgili kurumlardan gelen bildirimler üzerine denetleyebilir. Eğer bir irtibat bürosunun, izin kapsamı dışında faaliyet yürüttüğü tespit edilirse, büroya uygun izin başvurusunu yapmak için 30 gün süre tanınır. Bu süre, haklı gerekçelerle en fazla 30 gün daha uzatılabilir. Süre sonunda başvuruda bulunmayan büroların izinleri iptal edilir.

Sonuç olarak, irtibat bürolarının:

• Giderlerinin eksiksiz ve belgeli şekilde kaydedilmesi,
• Yıllık faaliyet raporlarını zamanında ve doğru şekilde sunması,
• Denetimlere uyum sağlaması,

gibi yükümlülükleri yerine getirmesi, hem yasal sorumlulukların eksiksiz yerine getirilmesini sağlar hem de büronun Türkiye’deki faaliyetlerini hukuka uygun şekilde sürdürmesine olanak tanır.

İRTİBAT BÜROSUNDA İŞÇİLERE YAPILAN MAAŞ ÖDEMELERİNDE VERGİ MUAFİYETİ VAR MI?

İrtibat bürolarında çalışan personel için yapılan maaş ödemeleri, Türk vergi mevzuatı kapsamında belirli düzenlemelere ve istisnalara tabidir. Bu ödemelerin doğru ve hukuka uygun şekilde yapılabilmesi için, yabancı şirketlerin Türkiye’deki mevzuata uygun hareket etmesi gerekmektedir. Öne çıkan düzenlemeler aşağıdaki gibidir:

a. Personele Maaş Ödemesinde Gelir Vergisi İstisnası

Kanuni ve iş merkezi Türkiye’de bulunmayan dar mükellef işverenlerin yanında çalışan personel, işverenin Türkiye dışında elde ettiği kazançlar üzerinden döviz cinsinden maaş aldığında, personelin yurt dışından aldığı maaş gelir vergisinden istisna tutulmaktadır. Bu istisna yalnızca, yurt dışındaki ana şirket tarafından karşılanan ve döviz cinsinden yapılan ödemeler için geçerlidir. Ödemelerin yurt dışından doğrudan çalışanların banka hesaplarına transfer edilmesi zorunludur.

Ödemelerin ve transferlerin doğruluğunun kanıtlanması için banka dekontları, döviz alım belgeleri ve yurt dışı transfer dekontları gibi belgelerin temin edilmesi ve düzenli olarak saklanması gerekmektedir. Bu belgeler, gelir vergisi istisnasının uygulanabilmesi için temel kanıt niteliğindedir.

b. Damga Vergisi Kesintisi

Damga Vergisi Kanunu uyarınca, irtibat bürolarında çalışan personele yapılan maaş ödemelerinden damga vergisi kesintisi yapılması zorunludur. Bu kesinti, muhtasar beyanname ile beyan edilerek yasal süresi içinde ödenmelidir. Damga vergisi, maaş ödeme belgelerinin yasal geçerliliğini sağlayan bir yükümlülük olup, yerine getirilmemesi halinde cezai sonuçlar doğurabilir.

c. İşçilerin Sigortalılığı

İrtibat bürolarında çalışacak personelin Sosyal Güvenlik Kanunu kapsamında sigortalı olması zorunludur. Bürolar, dar mükellef işveren statüsünde, çalışanlarının sosyal güvenlik primlerini düzenli olarak ödemekle yükümlüdür. Bu yükümlülük, çalışanın sigortalı bir işçi olarak kaydının yapılmasından önce yerine getirilmelidir ve işçilerin işe giriş ve işten çıkış bildirgelerinin doğru bir şekilde kuruma verilmesi gerekir. Aksi halde, sigorta primlerinin ödenmemesi durumunda İş Hukuku kapsamında hukuki sorumluluk doğabilir.

d. İşyeri Bildirgesi

İrtibat büroları, çalışanlarının sigortalı olarak işe başlamasından önce işyeri bildirgesini ilgili Sigorta İl Müdürlüğü’ne sunmakla yükümlüdür. Bu bildirim, büroların sosyal güvenlik yükümlülüklerini yerine getirmesi açısından kritik öneme sahiptir ve yapılmaması halinde idari ve cezai yaptırımlar uygulanabilir.

Sonuç olarak, irtibat bürolarında personel için yapılan ödemeler, gelir vergisi istisnası, damga vergisi kesintisi, sigortalılık yükümlülüğü ve işyeri bildirgesi gibi bir dizi düzenlemeye tabidir. Bu yükümlülüklere uyulması, yabancı şirketlerin Türkiye’deki operasyonlarının yasal çerçevede devam etmesini sağlar. Dolayısıyla, irtibat bürolarının personel istihdamında tüm vergi ve sosyal güvenlik düzenlemelerine eksiksiz uyması önemlidir.

TÜRKİYE’DE YABANCI ŞİRKETİN İRTİBAT BÜROSU AÇMASININ AVANTAJLARI NELERDİR?

İrtibat bürosu açmak, yabancı şirketler için Türkiye’de hem finansal hem de operasyonel açıdan çeşitli avantajlar sunmaktadır. Bu avantajlar aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir:

1. İrtibat Bürosunun Vergi Avantajları

İrtibat büroları, Türkiye’de doğrudan ticari faaliyet yürütmediği için belirli vergilerden muaf tutulmaktadır. Bu vergiler şunlardır:

• Katma Değer Vergisi (KDV)
• Kurumlar Vergisi
• Gelir Vergisi (yalnızca personel için uygulanır)
• Damga Vergisi

Bu vergi muafiyetleri, irtibat bürolarını finansal açıdan oldukça cazip bir yapı haline getirmektedir. Ancak vergisel konularda doğru bir değerlendirme yapmak için vergi hukuku avukatı desteği almak gerekebilir.

2. Beyanname Yükümlülüğü 

İrtibat büroları, muhtasar beyanname düzenli olarak vermekle yükümlüdür, ancak bu beyanname kapsamında herhangi bir ödeme yapmaları gerekmez. Bu durum, büroların operasyonel süreçlerini kolaylaştırmakta ve mali yükümlülükleri azaltmaktadır.

3. Düşük Maliyetli Pazara Giriş İmkanı

Sektöre uygun bir bütçeyle giriş yapmak isteyen yabancı şirketler için, irtibat bürosu açmak düşük maliyetli ve stratejik bir çözümdür. Bu yapı sayesinde şirketler, yüksek yatırım maliyetlerine katlanmadan Türkiye pazarında faaliyetlere başlamadan önce piyasa hakkında bilgi toplayabilir ve operasyonel hazırlıklarını tamamlayabilir.

4. Pazar Araştırması ve Müşteri Analizi

Yerel pazarda başarılı olmanın temel yollarından biri, piyasa dinamiklerini ve müşteri beklentilerini doğru şekilde analiz etmektir. İrtibat büroları, yabancı şirketlere şu avantajları sağlar:

• Türkiye’deki piyasa koşullarını ve sektörel dinamikleri inceleme imkanı
• Müşteri taleplerini ve tercihlerini analiz etme olanağı
• Sektörde etkin bir şekilde faaliyet yürütme fırsatı

5. Teknik ve Müşteri Desteği Sağlama

İrtibat büroları, özellikle teknik destek gerektiren sektörlerde, müşterilere etkin ve zamanında hizmet sunma avantajı sağlar:

• Yerinde ve zamanında yanıt verme
• Ürünlerle ilgili teknik destek ve eğitim sağlama
• Satış sonrası hizmetleri hızlı bir şekilde ulaştırma

Bu işlev, müşteri memnuniyetini artırır ve şirketin yerel pazarda güvenilir bir imaj kazanmasına yardımcı olur.

6. Sektörel Başarı ve Profesyonel İmaj

Yerel pazarda profesyonel bir imaj oluşturmak ve sektörde sağlam bir konum elde etmek, irtibat büroları aracılığıyla mümkün olur. Doğru stratejilerle faaliyet gösteren bir büro, ileride daha kapsamlı bir ticari girişim için güçlü bir temel oluşturur.

Sonuç olarak, irtibat bürosu açmak, yabancı şirketler için Türkiye’de ticari faaliyetlere başlamadan önce stratejik bir adım olarak değerlendirilmektedir. Sağladığı vergi avantajları, düşük maliyetli giriş imkanı, yerel pazar analizinde kolaylıklar ve müşteri desteği sunma kapasitesi, şirketlere hem mali hem de operasyonel açıdan önemli avantajlar sunmaktadır.

İRTİBAT BÜROSU İLE ŞUBE ARASINDAKİ TEMEL FARKLAR NELERDİR?